做一个不完美的完美主义者——从「整理」开始

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为什么想整理我的「整理术」?

两年前我在准备硕士申请文书时,邀请了我关系最好的几个朋友和同事填写了一份关于我的问卷,其中一个问题是「在过去的学习和工作中,我做的比较好的事情是什么?」

曾经和我在一个项目上共事了一年的同事回答「工作非常有条理。比如在xx的项目上,很多过往的项目文档都会归档的很好」。那是我第一次意识到,自己习以为常的一些习惯,在其他人看来会是一个优点。

后来我时不时的「俯瞰」自己的时候,我逐渐意识到自己的确是一个非常善于整理的人。比如我的文件夹一定会有编号;内容的管理一定有层级,并且还尽量遵循MECE原则1;个人项目的管理最好是能够有各种 to do list 和甘特图供追踪。

然而这样的特点是我的「优势」吗?还是说只是「完美主义」的一个副作用?

于是抱着这样的疑问,我阅读了许多相关的文章和书籍,也任由我的整理「强迫症」自由发展。直到最近我重新开始了工作,同时好几个自己的项目也在推进中,我终于体会到这个习惯的好处。

在工作上,我同时有几个复杂的任务需要交付,有的需要做 research,有的需要别人反馈,有的需要大块的时间构思,同时由于入职时间不长,还有许多行业知识需要学习。但目前为止,工作都能够按时高质量交付。

在业余时间上,除了语言以及其他兴趣爱好发展的同时,我还有几个新项目在推进中,有的在进行中,有的还在计划阶段。虽然整体的执行上还有调整的空间,但是也还算是井井有条。

所以,出于自我分析以及分享的目的,我想写写我的「整理术」。

也许有人会问,整理就整理,还要整个方法论,这是不是有些太完美主义了?但我认为,与其完全摒弃一个标签及其背后的所有特质,不如成为一个不完美的完美主义者,物尽其用好的部分,充分利用完美主义者「追求系统性」的特点。不好的部分我们尽量避免,那就是最好的结果。

本文的范围

作为一个不完美的完美主义者,我希望涉及到的整理对象是有限的。本文不讨论生活上的整理,只讨论「内容」的整理,即项目内容、想法、文件等抽象物体的整理。

整理这类物体的目的在于,绝大多数人如今都是「数字人」,积累了成千上万的照片和截屏、各种各样的文件、散落在各个APP收藏夹里的「收藏再看」,等等。但这些东西里有巨大的可能性——可能是曾经我们忘记的梦想、可能是一些有趣的回忆、可能是某个重要但一直没开始学习的技能。

与此同时,还有一个非常重要的「资源」需要整理,也被许多人所忽略,那就是——我们的「想法」。

这个想法可能是看书时产生的联想、洗澡时想到的一个主意、和朋友聊天时蹦出来的副业想法,但这些想法转瞬即逝,过后要么完全忘记,要么就是心里总有一种挥之不去的烦躁「我刚刚在想什么?明明很重要的,但是就是想不起来了」。

但其实,这样零碎的想法里有巨大的能量。有的有可能会逐渐成为「改变一生」的行动,有的会发展成为「我来到这个世界的意义」这样重要问题的答案。所以我非常建议把自己的想法也作为重要的整理对象。

基于这样的整理对象,我还希望聊一聊我认为重要的整理原则,以及我实现这些原则的工具。这些原则和工具的积累来源于我的工作本身(咨询)和阅读经历(个人效率、心理学、认知科学和成功学的书籍),这个系统绝不能称之为完美,未来还会不断进化,但现在是时候回头看一看了。

整理的原则

「整理」这个行为显现在每个人具体的行动上可能形形色色,但是背后应该遵循的方法论都是相对统一的。以下是我在过去的反思和学习中不断提醒自己的原则。

好记性不如烂笔头

《知识的错觉 (Steven Sloman & Philip Fernbach)》里提到:如果把人脑的运作方式视作与计算机相同,那么大脑就太简单了——人一生所习得的知识容量不过就是1GB。

也就是说,大脑和记忆的工作方式天生就不是用来「储存」内容的,抽象思考和逻辑推理才是人类最重要的能力。那么,这么多的信息,不管是我们要学习的知识也好、要 research 的内容也好、我们产生的想法也好,怎么处理大量积累的内容呢?这里再借用《知识的错觉》这本书里提到的概念——身体记忆卡与世界存储器。我对这个比喻的理解是,身体和大脑应当作为想法的临时仓库,而「世界」才是长期存储信息的地方,这里所指的世界即外在的一切,包括身边的环境、互联网、使用的软件、乃至他人的大脑。总的说来,我们依赖于世界所存储的信息、自身所具有的抽象思考和推理能力立身与这个世界,因此我们没有必要、或者说不应该,把自己的想法只存储于自己的大脑中。我们应该在(有价值的)想法产生之后,尽快记录下来这个想法,过后再集中找个时间整理这些想法。因此我们也就需要相应的工具,能够让我们随时随地地记录,可能是一个便携的笔记本,或者是打开手机立马能打开的笔记软件等等。

珍惜有限的注意力

《心流 (Mihaly Csikszentmihalyi)》中提到:注意力决定了一些事物能否进入我们的意识,并且能够带动其他的心灵活动——思考、回忆、做决定。

但是「注意力是有限的,人类同时注意到的信息也是有限的」,当我们的注意力还集中在上一秒产生的想法上时,就无法集中注意力到当下正在发生的重要的事情上。但如果集中精神到了另外一件事情上时,又有可能会忘了之前那个「重要」的想法。怎么办呢?如果我们当时把这个想法——无论是多么细微的想法——记录在了某个地方,那么我们就像放下了一个重担,一身轻松奔赴下一个目标了。毫不夸张的说,每当我有一些想法产生的时候,可能是某个写作的主题、可能是明天要买的菜,我心里总有一种焦躁感,无法集中注意力到下一件事情上,但是当我把这些信息放到了相应的软件里时,世界似乎都明亮了一些。

二八原则(帕累托原则)

二八原则是指80%的产出是由20%的输入 / 因素所决定的。这个定律一开始产生于经济领域,后来拓展到了商业管理领域,最近几年人们逐渐意识到,这个定律可以应用于一个人生活的方方面面:公司大部分的销售额是由少部分的顾客决定的,我们少部分的工作内容决定了年终绩效的评价,等等。在这篇文章的讨论范围内,这个原则的应用是指把重要的时间首先放在重要的内容上。我们在整理过去所积累的某一主题的内容,有可能真正帮助我们学习/解决问题的,是少部分重要的内容;我们在整理项目计划的时候,少数几项工作内容的顺利完成决定了整个项目的成败。所以当我们在整理时,从重要的地方开始,整理并留下重要的内容;在整理项目计划和 to do list 时,重要的事情放在前面首先完成。

敏捷思维

敏捷开发是软件开发领域常用的管理方式之一,是指把一个复杂的大型项目分解为一个个小型的项目(sprint),每个 sprint 持续时间短,但是可以单独作为项目运转。在下一个 sprint 开发的同时,可以吸收关于上一个 sprint 的反馈,从而做到项目内容的持续推进和工作方法的持续改善(本人并非敏捷专家,其他更了解的同学欢迎交流~)。这个方法虽然源自于软件开发领域,但是在其他项目管理、乃至日常生活中都可以充分利用。比如在我们的整理方法论中,在第一次整理时,以前积累的内容往往很多,那么我们可以把所有的内容按照一定的规则分为几个小部分,每天完成1-2个部分;又比如在记录想法时,在想法产生的当下,我会先创建一个词条,把几个关键词记录在软件里,放在「to do」类别之下,在开始写作之后先把所有想写的内容按照计划的框架写下来,写的同时对框架进行修改,即使写的内容自己再不喜欢,也会先往下写着。写完之后再回过头来调整顺序、语句,增加/减少内容等。来来回回其实一个想法从关键词记录到成文,可能是经过了 4-5 遍思考的。

笔记也有「hierarchy」

同样是笔记,其作用和地位却有不同。受到卡片笔记法2的启发,我把内容分为四类:临时内容、施工中内容、永久内容、项目内容。临时内容是指临时产生的想法,有价值的内容将会成为「施工中内容」,没有价值的将在恰当的时间被删除掉;施工中内容顾名思义,是指正在处理中的内容,可能是正在写作的文章,可能是正在进行研究的一个课题,施工中内容完成之后则会成为「永久内容」;永久内容我一般会放到易于搜索关键词和索引的软件中,方便我随时查看,可以说是我的第二大脑;项目内容则是指关于某个项目的内容,过程中产生的内容和最后交付的成果可能会成为永久内容,也有可能删除。不同层级的笔记,处理的时间、优先级、存储所使用的媒介也是不同的。

把时间作为必不可少的朋友

原则的最后一条,也是整个系统中不可或缺的一个角色,那就是时间。时间不是我们的敌人,而是我们不可或缺的一个朋友。无论是计划制定、内容整理、想法的执行,都应该把时间作为一个思考的角度。这个项目的 Next Action Date 是什么时候?应该什么时候整理临时内容?收藏的这篇文章什么时候阅读?我今天的日程表是怎样的?甘特图、时间轴、课程表用起来,to do list 是不够的,加入了时间才是真正的可执行。

这一部分我花了大量的笔墨来梳理一些重要的思维方式,因为与其把各种各样的方法、工具摆在你的面前,我更愿意从根本上分享背后的原理,只要后面的「公式」正确了,那么答案不过就是各种各样的变形。

工具

这一部分我将分享我常用的一些工具,这些工具构成了这个整理系统的底层。但是由于工具本身的限制以及一些历史原因,这个系统不能说是完美,但希望能够抛砖引玉,给你一些灵感。

日记本 – 日常思绪

日记本在我整理思绪时起到了非常大的作用。如同我在另外一篇文章中提到的,我称写日记为「大脑清洗术」。我每次写完日记之后,就仿佛把悬在胸口上的一口气全都吐出来了一样,身心轻松地开始下一件事了。

iPad & Appel Pencil & Notability – 笔记

在我开始使用 Appel Pencil 之前,我在学习和工作时基本上随时都会拿着一只笔和一个本子。然而感谢科技的进步,Appel Pencil 和 Notability 的搭配让我解放了背包里的空间,Notability 本身的设计让我可以把所有情形下的笔记都放在一个软件里,并且实现可追溯。

Notability 笔记示例(源自 Notability 官网)

滴答清单 – 日程

滴答清单是我非常喜欢的一个日程管理软件,我所有的日程安排、重要的日子、每天要做的事情,都在这上面。我最常用的功能就是桌面三日视图、桌面一个月视图、以及习惯追踪。

滴答清单示例(源自滴答清单官网)

印象笔记 & Notion – 内容和项目

印象笔记是我很早就开始使用的笔记软件,在我的内容管理系统里承担了「仓库」的角色;而 Notion 则是我今年才开始使用的,主要用于项目管理/进度管理。印象笔记中国版有各种各样被人诟病的问题,我没有迁移到 Notion 的原因有二 1. 印象笔记的搜索功能比 Notion 好太多(包括文件内搜索),而作为一个「仓库」,最重要的不就是随时随地能找到我想要的内容吗?更为重要的是,考虑到我的内容的多样性,关键词搜索是一个决定性因素。 2. Notion不支持印象笔记中国版的直接导入,手动导入的时间我都可以另写一篇文章了。无论如何,这两个工具都不能说是完美的工具,但目前协作良好。譬如在我写作内容的规划上,每当我有新想法时,我就在 Notion 里记录,并根据优先级排列条目,但是内容的创作就主要在印象笔记完成。完成之后,我在 Notion 里就会把这个条目从「In progress」调到「Completed」下,同时我也知道自己 pipeline 还有什么其他的项目在进行中。一切都在掌控中~

XMind – 学习框架

思维导图在提高学习效率方面的效果不用多说。然而我认为,思维导图不是具体内容应该存在的地方,换言之,它不是「仓库」,不应该出现大段大段的文字。思维导图的作用在于帮助自己理解所学习内容的逻辑框架,就好比书的目录、论文的大纲,而且最好还是「事后」的记录,也就是在课后建立,而非上课过程中建立。通过理解了所学习内容的逻辑之后,我们就能很轻松地在细节和整体之间转换。

Q-Dir – 文件

Q-Dir是一个文件夹管理器,能够在一个视图下同时打开四个文件夹,在文件的整理和多任务并行的情况下非常有用。虽然本身的界面设计比较「复古」,但是瑕不掩瑜,这个软件已经成为了我使用频率最高的工具之一。

Q-Dir 软件示例(源自 Q-Dir 官网)

结语

我们学习原则也好工具也好,最终的目的在于降低自己生活里的 chaos,能够保持井井有条、随时轻松上阵的状态。

如果你也想分享自己关于「整理」方面的心得,可以留言交流。

让我们一起成为成为自己的主人、时间的朋友、不完美的完美主义者。

相关阅读:

《知识的错觉》by Philip Fernbach and Steven Sloman

《心流》 by Mihaly Csikszentmihalyi

1MECE是咨询中常用的一个方法论,详情可阅读「金字塔原理」的相关内容。

2卡片笔记法是指将笔记相互连接形成一个网状结构的超文本笔记系统,源于德国的一个社会学家。详情可参考 https://zettelkasten.de/introduction/zh/ 或者其他相关书籍。

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