一个故事融会贯通整理的原则

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原则

在之前的一篇文章《做一个不完美的完美主义者——从「整理」开始》(下称《整理》)里, 我介绍了关于整理的一些原则和工具。有朋友留言说希望能够介绍一下这些方法的 workflow,即如何把这些方法落地到日常中的。

我决定套一下娃,用我是如何写作《整理》这篇文章作为一个例子,来讲讲我是如何在自己的项目中使用这些方法原则的。

首先我们来迅速回顾一下《整理》中提到的原则:

好记性不如烂笔头:记录下所有的想法,不管是大是小

珍惜有限的注意力:通过把所有的想法都记录在工具里,把自己有限的注意力放在正在做的事情上

二八原则(帕累托原则):把重要的时间首先放在重要的内容上

敏捷思维:小步快跑,迭代并联处理问题,而非使用串联的思维

笔记也有「hierarchy」:把笔记分类,不同类的笔记用不同的方法、工具处理

把时间作为必不可少的朋友:在记录笔记时,尽量加入时间的维度

写作的故事

我产生写作《整理》这篇文章的契机,其实是在我一次写日记的时候。

在我之前的一篇关于写日记的文章里,我建议在写日记的时候准备一张白纸在一旁,把大脑里有趣的、碎片的想法用一些关键词记录下来,有的之后可以在日记里覆盖,有的可以放到别的地方,以后再展开。

在某次写日记时,我的思绪回到了我申请硕士的时候。当时我找朋友填写一个问卷,讲讲她们对我的看法,其中有一个朋友说我非常井井有条、把项目文件整理得很好。

当时我就转念一想,那么为什么不把自己关于整理的方法整理一下呢?这既可以帮助我自己整理思绪,也可以分享给需要的朋友。于是,我抓起旁边的白纸,在上面写下了这样一些关键词:

(写作时的小纸条)

写下这些碎片,应该是在去年年底的事情了。在那之后生活里发生了很多事情,这篇文章的优先级也总是被别的文章挤下去。但是这张纸条我一直夹在日记本里。

今年年初的时候我开始用 Notion,专门建了一个写作的文件夹,里边放了许多我想写的话题。

(写作文件夹的现状,Notion)

根据我对于某个话题的兴趣、以及所收集材料的完整度,我会把文章大概排一个优先级。

于是我也把这张纸条和当时有的一些想法放到了一个条目下。但当时并没有做展开。

(关于《整理》的想法,Notion)

那之后的两个月,我并没有碰这个话题,部分是因为当时在读一些别的领域的书,想写写那个领域的文章;也因为我当时刚开始工作,每天大脑里充斥着乱七八糟的想法,很难找到契机写作关于「整理」的文章。直到自己的工作开始上正轨之后,我开始总结反思自己做得好的、不好的地方,并决定把这些想法写成文章。

我在这份工作上的一个收获,就是学会了如何多线程处理复杂任务。这个过程中需要把各个项目的进度、要做的事情、deadline 都整理清楚,所以《整理》的写作也就是顺理成章的事情。

决定写作这篇文章之后,我做的第一件事就是在印象笔记的写作分类下新建一个笔记。先不管有没有内容,笔记先建好。

这里我并没有使用 Notion 进行具体内容的写作,有两个原因:1. Notion 目前不支持离线操作,那么就有潜在风险无法实现「随时随地记录任何想法」的需求。2. 搜索功能方面,印象笔记比 Notion 好很多,而在写作文章的时候,需要经常搜索别的笔记进行内容补充,同时这篇文章本身也会成为未来别的场景下的搜索对象。因此这种大篇的文章我一般都放在印象笔记里,临时性的项目笔记大部分放在 Notion 里。

建好空白笔记之后,我首先定好框架,当然这个框架在后期有可能会修改。之后,我就在任何可能的时间段往不同的标题下写内容。可能是早上开始上班之前的半小时(我有时在家办公),可能是通勤路上。

如果在写作的过程中我发现自己有一些新的想法浮现,我会在文章的最后专门开一个模块,记录新的想法,在初稿完成之后对这些想法集中处理,要么舍弃掉,要么加入到文章中。

我的初稿一般都是非常糟糕的——错别字、不通顺的语句、前后逻辑不连贯、一件事情没说清楚,说的都是我。但是初稿完成之后,我会要求自己反复阅读、修改,并且是尽量在不同「大脑状态」下的阅读:如果在大脑特别清醒的时候通读,我可以看出文章里比较隐秘的逻辑错误;如果在工作一天之后通读,我可以看自己的写作是否足够浅显易懂、重点是否足够突出,让读者不需要逐字逐句阅读也能知道我在说什么。

最后在发表前,我还会在预览界面再读一次,以提供最佳的阅读体验。

回顾原则的应用

所以我是怎么用《整理》里的原则的?

好记性不如烂笔头:我会把所有的想法都记录在一个可追溯的地方——理想情况下是在自己常用的笔记软件里,并且最好是在某个特定的文件夹下,设计一个机制让自己时常回顾这个「临时」文件夹里的内容。

上文提到的那张纸条并非最好的记录方式,因为有丢失的可能性,但是当时的环境下,我并不想拿出我的手机(我很容易被手机的各种信息分心)。但后来我也尽量把想法电子化了。

珍惜有限的注意力:如果我产生了任何可能有价值的想法,我会立马记录在某个地方,避免大脑的资源被占用,导致无法真正地沉浸在当下。因此我们需要建立一个机制,让自己的记录行为尽量顺滑。比如写日记时准备纸条在一旁、文档最后有用来记录碎片想法的模块,以及笔记软件中提前设置好条目给碎片想法,都是降低自己记录门槛的方法。在记录下来之后,也需要设定时间点,让自己养成定期回顾的习惯。

二八原则(帕累托原则):在写作内容的时候,我会先定好框架,因为我知道这些是我最想说清楚的事情,至于碎片想法,我会在主要内容结束之后再统一回顾,这样就保证了我能够把最重要的内容先完成,其他内容酌情处理。

敏捷思维:敏捷思维可以说是我日常生活中最重要的一个思维方式了。比如在写这篇文章的过程中,我不要求自己一步到位,在一开始就定下不会改的框架,也不要求自己在初稿阶段就写出完美的文章。相反,我总会告诉自己:先写下来,写完再说,写完再改。并且改,我也是要改几次,而不要求自己一次性改到最完美。想法的发酵也是同样,我发布文章的频率并不是很高,除了因为我手头上有比较多的事情之外,还因为我认为一些想法落地的过程需要时间,所以我不会急于把刚想到的话题马上落地到文章,而是放到任务流里。这也是「二八原则」的一个应用。

笔记也有「hierarchy」:我写作前,会把所有的主题和关于这个主题的任何想法扔到 Notion 相应的条目下。在开始写作之后,所有的内容都会被搬到印象笔记上,Notion 上的条目只会作为一个状态跟踪,相应条目的状态会被我拉到「in progress」下,文章写作完之后,状态会变为「complete」。但我不会往 Notion 里增加任何的内容。换言之,这条笔记是被「半丢弃」的状态。

另外一个体现就是在写作过程中,产生的碎片想法会被我放在文档末尾正式结束写作之后那些内容会被我删除,或者变成新一篇文章的主题。所以我笔记会随着任务状态的改变而在不同的工具中流转,而相应的笔记也会被删除、更新、保存。

把时间作为必不可少的朋友:上文没有提到的是,我一般会给开始写作的文章设一个 deadline,并且在框架制定好之后,给每一个框架设定子 deadline。当然我对自己还是比较宽容的,所以常常发生 deadline 没法完成的情况,但不会超太多。给自己设定 deadline的好处在于,能够对自己资源(时间、精力)有个预估,且随着次数的增多,预估也会越来越精准。同时,deadline 也是激励自己的好办法。

结语

关于整理的工具和方法数不胜数,我们在学习进步的同时,也需要避免迷失——我学习使用工具的目的是什么?

我认为,我们使用工具的目的是能够最大化所积累资产的价值——文档、想法、笔记,等等,让它们助力自己的生活和工作。工具和方法是服务于内容的,它们本身并不是目的,目的是实现自己的人生追求。

所以工具再多,不求最好,只求适合。

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